Een opdrachtgever in de zorg vroeg ICT Balance: kunnen jullie voor ons de uitrol verzorgen van al aangeschafte planningssoftware?

Dat kan ICT Balance. Doel was om te beginnen met 24 uursdiensten en na verloop van tijd alle medewerkers hun uren in het systeem te laten registreren. Door een directe koppeling met het HRM- en salarissysteem is met behulp van de nieuwe planningssoftware direct in beeld te brengen - en te signaleren - hoeveel uren de werknemer mag werken (contract). Ook wordt zijn onregelmatigheidstoeslag (ORT) automatisch berekend, worden vakantie- en verlofdagen bijgehouden en wordt uiteindelijk maandelijks het juiste salaris uitbetaald.

ICT Balance startte met een projectstructuur opzetten volgens de PRINCE2-methodiek. Stuurgroep en werkgroepen werden gevormd en medewerkers uit alle betrokken disciplines werden geselecteerd om deel te nemen aan deze groepen. Met de leverancier werd een planning gemaakt voor uit te voeren voorwerkzaamheden, installatie op de testomgeving, testen, trainen, acceptatie, overgaan naar productie, conversie vanuit het oude systeem en de uiteindelijke 'livedatum'.

Volgens een vergaderschema kwamen de werkgroepen onder voorzitterschap van ICT Balance regulier bij elkaar om actiepunten te bespreken, te beleggen, verder uit te werken en te akkorderen. Aan de stuurgroep werd maandelijks schriftelijk gerapporteerd en per kwartaal door middel van een stuurgroepoverleg. Vanuit de werkgroepen kwam veel informatie over bestaande structuren en werkwijzen. Deze werd soms overgenomen, maar vaak ook werden nieuwe structuren en werkwijzen ingevoerd. Dit mede dankzij nieuwe mogelijkheden die de software met zich meebracht.

Spin in het web
ICT Balance fungeerde in dit project als spin in het web en was aanspreekpunt voor de leverancier én de (interne) klant. We coördineerden alle overleggen, de besluitvorming, de installatietrajecten en de trainingen voor de medewerkers. Uiteindelijk resultaat was het opleveren van de planningssoftware aan de lijnorganisatie.